Acquisition, mise en service et maintenance d'un logiciel de gestion dematerialisee des courriers entrants et sortants, et des notes internes

AVIS DE PUBLICITE
VILLE DE TORCY
M. Le Maire
Place de l'Appel du 18 juin 1940
77200 Torcy
Tél : 01 60 37 37 84 - Fax : 01 60 37 37 51
mèl : service.marches@mairie-torcy.org
web : http://www.ville-torcy.fr
SIRET 21770468300283
Groupement de commandes : Non

L'avis implique l'établissement d'un Accord-Cadre.
Durée : 48 mois
Accord-cadre avec un seul opérateur.
Objet : ACQUISITION, MISE EN SERVICE ET MAINTENANCE D'UN LOGICIEL DE GESTION DEMATERIALISEE DES COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS, ET DES NOTES INTERNES
Réference acheteur : PA24071
Type de marché : Services
Procédure : Procédure adaptée ouverte
Technique d'achat : Accord-Cadre
Lieu d'exécution : Place de l'Appel du 18 juin 1940
77200 Torcy
Durée : 48 mois.
Description : Dans le cadre de sa poursuite de dématérialisation, la Commune de Torcy envisage l'acquisition d'un logiciel de gestion électronique des courriers entrants et sortants ainsi que des notes internes pour répondre aux attentes de la Direction Générale de la Collectivité : traçabilité et archivage chronologique des courriers, suppression du papier, rédaction collective.
La solution logicielle doit permettre notamment :
- D'enregistrer et de référencer les courriers entrants quels que soient leurs canaux d'arrivée (papier, courriel, fax) de manière unique, de manière centralisée au secrétariat du cabinet du maire pour le compte de l'ensemble des services ;
- De piloter des dispositifs d'acquisition afin de récupérer une copie numérisée du contenu de certains courriers entrants ;
- De gérer la production ainsi que la diffusion des réponses aux courriers réceptionnés et des notes internes ;
- D'assurer la circulation et la mise à disposition des courriers, entrants ou sortants, et des notes internes aux encadrants et élus en fonction de leur habilitation.
Afin de répondre aux différents cas d'usage, les courriers et notes internes gérés par la solution devront être accessibles à environ 300 supports (ordinateurs, pc portables et smartphones).
Classification CPV :
Principale : 72210000 - Services de programmation de progiciels
Complémentaires : 48450000 - Logiciels de gestion des temps de travail et des ressources humaines
64120000 - Services de courrier
72268000 - Services de fourniture de logiciels

Forme de la procédure : Prestation divisée en lots : non
Les variantes sont exigées :Non
Identification des catégories d'acheteurs intervenant :
Commune de Torcy
Conditions de participation
Marché réservé : NON
La prestation n'est pas réservée à une profession particulière.
Informations sur les membres du personnel responsables de l'exécution du marché : NON
Réduction du nombre de candidats : Non
La consultation comporte des tranches : Non
Possibilité d'attribution sans négociation : Oui
Visite obligatoire : Non
Critères d'attribution :
Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération
70% Valeur technique de l'offre
30% Prix
Renseignements d'ordre administratifs :
marches_publics@mairie-torcy.org
Tél : 01 60 37 70 80
L'intégralité des documents de la consultation se trouve sur le profil d'acheteur : Oui
Présentation des offres par catalogue électronique : Autorisée
Remise des offres : 10/09/24 à 12h00 au plus tard.
Renseignements complémentaires :
Le présent marché est régi par les règles des accords-cadres exécutés à bons de commande.
Il ne fait pas l'objet d'un allotissement, la dévolution en lots séparés risquant de rendre techniquement difficile l'exécution des prestations.
Le marché prend effet à compter de sa notification au prestataire. Les prestations devront être réalisées dans un délai de 16 semaines à compter de la date de notification du marché.
L'ensemble du projet sera réalisé suivant le planning établi par le prestataire en accord avec la Collectivité.
Concernant la Maintenance, les prestations seront exécutées pour une période de 1 an à compter de la fin de la garantie initiale. Elle sera reconductible tacitement 3 fois à chaque date anniversaire, pour une durée maximale de 4 ans.
A l'issue de l'analyse des offres initiales, les 6 soumissionnaires ayant obtenus la meilleure note seront sélectionnés et devront procéder à une démonstration, qui interviendra au mois d'octobre ou début novembre 2024 (période approximative). Son contenu est précisé en annexe 3 au RC.
Durée et délais : cf. RC article 4
Candidature : cf. RC article 8.1
Offre : cf. RC article 8.3
Démonstration : cf. RC article 8.4
Critères d'analyse des offres : cf. RC article 10.2
Négociation : cf. RC article 11
Questions et renseignements complémentaires : cf. RC article 14

Envoi à la publication le : 02/08/24

Les dépôts de plis doivent être impérativement remis par voie dématérialisée. Pour retrouver cet avis intégral, accéder au DCE, poser des questions à l'acheteur, déposer un pli, allez sur http://www.ville-torcy.fr