Le CH Valenciennes passe en revue ses fournisseurs

En invitant ses titulaires stratégiques à des revues de performance, l’établissement de santé nordiste établit de nouvelles relations fournisseurs. L’objectif est d’impliquer les entreprises dans une démarche conjointe d’amélioration continue. Génératrice de gains quantitatifs et qualitatifs, la démarche illustre aussi la valeur ajoutée de la fonction achats en interne.

" Le mythe de l’acheteur tout puissant a vécu ", prévient d’emblée Hugues Lefranc, directeur des achats du CH Valenciennes et du GHT Hainaut Cambrésis. Dans le domaine de la santé, les établissements s’adressent, dans de nombreux cas, à des entités mondiales, résultats des fusions et des rachats. " Le rapport de force a changé. Nous sommes de plus en plus petits face à de grands groupes ", poursuit-il. D’où la nécessité de revisiter les relations fournisseurs. Lorsqu’il arrive au CH nordiste, Hugues Lefranc démarre presqu’immédiatement des revues de performance et de progrès, système qu’il avait l’habitude de pratiquer lors de ses expériences passées chez les équipementiers automobile puis chez Bombardier Transport.

Les entreprises sont donc invitées à faire le point en présence des acheteurs, des prescripteurs et des utilisateurs " très demandeurs ". Attention cependant à ne pas se retrouver quarante autour de la table, avec une infériorité numérique pesante pour le titulaire. " Dix à douze personnes, c’est déjà beaucoup. En général, le fournisseur envoie trois à quatre personnes, l’opérationnel, la direction commerciale, parfois le marketing et le R&D en fonction des sujets. "

Confronter les points de vue

Un mois avant la rencontre, le CH transmet un ordre du jour de la réunion, durant laquelle sont passés au tamis les visions respectives de la performance, les éventuelles actions correctrices en cas de problème, des idées pour optimiser l’exécution du marché ou bien encore des évolutions contractuelles capables d’améliorer la qualité, le coût ou les délais. « Il s’agit de confronter les points de vue et les indicateurs », explique Hugues Lefranc. Et une semaine avant le jour J, l’entreprise est incitée à fournir une présentation.

Côté établissement, l’erreur serait d’y aller la fleur au fusil. « Il est impératif de mettre les bonnes personnes autour de la table et de bien préparer en amont avec ceux qui ont travaillé sur le marché afin de vérifier si le contrat a été respecté. » Chronophage, l’exercice est réservé aux fournisseurs stratégiques, une quarantaine pour le CH de Valenciennes. « Organiser de telles revues tous les 15 jours n’est pas tenable. Une fois par mois est déjà énorme. »

Au démarrage, cette nouvelle façon de faire provoque l’étonnement des deux côtés de la barrière. Le CH organisait déjà des rencontres avec les attributaires, mais de pas de manière aussi fouillée et structurée. « Les fournisseurs n’avaient pas l’habitude de faire ce type de revue. Ils ont été surpris qu’on aille aussi loin », admet Hugues Lefranc. Il faut dire que le directeur des achats valenciennois débute la réunion en demandant à l’entreprise ce qu’elle pense de sa performance.
" Je m’adresse volontairement à la personne la plus gradée. En général, il y a un décalage entre le discours et la réalité. Par la suite, les opérationnels ne cachent rien des soucis puisqu’ils savent que leur hiérarchie sera interrogée. Cela pousse le titulaire à se mettre en ordre de bataille puisqu’on va balayer toutes les problématiques. On peut pointer ce qui va et ce qui ne va pas. Cela améliore de part et d’autre et aussi les relations », argumente Hugues Lefranc qui n’hésite pas aussi à aborder la question des délais de paiement.

Maintenir un échange constructif

Pour autant, une revue de performance ne doit pas finir en règlement à OK Corral. ' Le risque existe. Cela doit constituer un échange constructif. Et il faut faire attention au retour de boomerang. Même si le fournisseur n’a pas été bon, chacun a sa part de responsabilité. Il faut donc rester humble ', prévient le directeur des achats, « l’idée n’est pas de tirer à boulets rouges mais d’adopter une démarche d’amélioration continue et conjointe. On a d’ailleurs une liste de courses de chaque côté. Les établissements peuvent faciliter la prestation par exemple en optimisant le nombre de commandes ou en les anticipant. » Les échanges avec un fournisseur du plateau technique de biochimie ont débouché par exemple notamment sur un gain annuel de 150 000 euros, avec la sécurisation de la production des tests et une délivrance plus rapide des résultats.
' L’opération est hyper vendeur en interne ', assure Hugues Lefranc, ' grâce à la revue de performance, le chef de service ou le chef de pôle s’aperçoivent de visu de la valeur ajoutée de l’acheteur et de sa capacité à piloter des projets. Cela leur démontre que les achats ne se réduisent pas à de la passation de commandes.' Après les achats généraux, les laboratoires et le biomédical, la direction des achats espère bien étendre la démarche à l’énergie, et, à terme, au domaine pharmaceutique.

Jean Marc Binot , Rédacteur en chef de www.sante-achat.info htttps://www.sante-achat.info

Source : https://www.sante-achat.info/performance/le-ch-valenciennes-passe-en-revue-ses-fournisseurs/