GHT Novo : une fonction achat territoriale 100% interne

En deux ans, le GHT Nord-Ouest Vexin Val d'Oise est parvenu à constituer une équipe achats, une équipe approvisionnements et un service juridique des marchés de territoire, uniquement par recrutement interne, en formant et en faisant évoluer ses agents. La structure a pris soin de progresser par étapes, pour maintenir et améliorer la qualité de service.
Lorsque le GHT Nord-Ouest Vexin Val d'Oise décide d’organiser une fonction achat territoriale, il se fixe trois objectifs majeurs : concevoir une stratégie d’achat commune ; constituer une équipe achat unique et clairement identifiée au service des trois établissements parties (CH René-Dubos, GH Carnelle Portes de l’Oise et GHI du Vexin) et accélérer la professionnalisation de l’achat et de l’approvisionnement.

La DG commune a facilité la mise en place du projet

En filigrane, l’ambition est de parvenir à dégager des économies nécessaires au retour à l’équilibre financier tout en conservant la même qualité de soins.
Le GHT francilien est conscient de ses points faibles : des achats disséminés sur chacun des trois sites, une analyse du besoin imparfaite, l’absence de suivi fournisseurs, des agents peu formés à l’achat et polyvalents, entre autres choses. Mais il peut aussi compter sur un terreau favorable. Notamment sa direction commune. « Cela a facilité la rapidité du changement. J’avais autorité sur les fonctions achats des trois établissements », admet Anne-Laure de Foucault, directrice des achats amenée à diriger l’équipe territoriale.
« Le fait que le GHT dispose d’une direction générale commune aux 3 établissements a facilité la mise en place du projet. L’obtention de validations auprès de plusieurs directions auraient sans doute pris plus de temps. » Autres points positifs : la présence d’un responsable des achats et du service juridique des marchés GHT, et d’un contrôleur de gestion achat, déjà en poste. A quoi il faut ajouter le démarrage d’un plan d’action achat territorial (PAAT), tremplin idéal pour engager des actions de mutualisation.
En mai 2017, les fondations de la nouvelle organisation démarrent avec la création d’un service juridique des marchés unique, chargé de gérer l’ensemble des procédures de marchés publics du GHT.

Une équipe acheteur GHT par famille

A partir de 2018, la constitution de l’équipe se poursuit avec la mise en place d’une équipe acheteur GHT, composée d’un assistant achat et d’un acheteur (chef de projet) sur chaque famille : hôtellerie/logistique, fournitures/prestations générales, laboratoire/biomédical et travaux/technique.
La réorganisation du service approvisionnement (commande, réception comptable et liquidation) à l'échelle GHT constitue la troisième étape. L’ensemble des secteurs est structuré par famille d’achat, dans un souci d’harmonisation, à l’exception de l’informatique et de la pharmacie qui sont encore en cours de réflexion.
La nouvelle organisation, présentée à chaque étape aux instances paritaires et aux cadres, est achevée en février 2019. « Nous avons pris le soin de procéder par étape, de ne pas tout faire en même temps. Il faut faire attention à la qualité de service, la maintenir, voire l’améliorer. Il est important que les établissements parties s’y retrouvent, par exemple avec de meilleurs délais de réponse du matériel ou des prestations de meilleure qualité, comme cela a été le cas pour le marché des matelas anti-escarres ou le bionettoyage, marché GHT qui a été passé en interne », prévient Anne-Laure de Foucault.

Les évolutions internes privilégiées

La constitution de l’équipe s’est faite exclusivement en interne, en fonction des compétences et des appétences. « En termes de profil d’acheteur, nous avons privilégié des évolutions en interne : compte tenu du contexte contraint de COPERMO Performance, et des difficultés de recrutement externe, il était important que les acheteurs connaissent le fonctionnement hospitalier et soient reconnus par les experts métiers. A titre d’exemple, la responsable magasin hôtelier du CHRD qui avait exercé également le poste de responsable transport, possédant une véritable expertise logistique et hôtelière, a pris le poste d’acheteur hôtelier et logistique GHT. »
Attirés par l’univers des achats, certains agents ont frappé à la porte de la direction. « Le métier est très valorisant et responsabilisant grâce à la chefferie de projet : les agents gèrent leurs dossiers de l’évaluation des besoins jusqu’à la notification, sans oublier le suivi de l’exécution », argumente Anne-Laure de Foucault. Les acheteurs ont bénéficié en 2018 et 2019 de formations relatives aux règles de la commande publique et aux techniques d’achat.
En parallèle de cette réorganisation, le contrôleur de gestion achat est progressivement monté en puissance au niveau du GHT. Il centralise aujourd’hui l’ensemble du suivi budgétaire du T3 et T2, à l’exception de la pharmacie et de l’informatique. Il a instauré un dialogue de gestion au bénéfice des 3 établissements avec la DAF et la Direction performance d’une part, et les acheteurs et experts métiers de chaque secteur d’autre part. Il réalise des projections sur les consommations et l’impact des conditions des marchés (ex : nouveau tarif) sur les budgets pour les expliquer et alerter en amont.

Une démarche récompensée par un Trophée

Les résultats sont déjà perceptibles, avec la sécurisation des procédures, la rationalisation des besoins via le benchmark territorial, l’harmonisation du circuit des commandes dans le respect de la certification des comptes et la professionnalisation de tous les acteurs. De quoi inciter le jury des Trophées Santé Achat à décerner au GHT Novo la première place dans la catégorie « direction achat de l’année ».
Pour autant, pas question de s’endormir sur ses lauriers. Au menu de l’équipe achat du GHT figurent notamment l’ajustement des périmètres des gestionnaires approvisionnement, l’installation du comité achats territorial, l’acquisition d’un système d’information métier, la poursuite de la dématérialisation avec une GED et un parapheur électronique. Sans oublier la nomenclature achat DGOS sur laquelle vont plancher des groupes de travail tout au long de 2020.

Jean Marc Binot , Rédacteur en chef de www.sante-achat.info htttps://www.sante-achat.info

Source : https://sante-achat.info/fonction-achat/ght-novo-une-fonction-achat-territoriale-100-interne/