Les relations fournisseurs à l’épreuve de la crise

Sourcing échevelé, négociations au couteau, prestations ou chantiers mis entre parenthèses… Pendant le pic de mars-avril, l’épidémie a bouleversé les échanges fournisseurs et a confirmé la nécessité d’avoir des acheteurs professionnels, fins connaisseurs de leur écosystème, capables de mesurer les risques et de maintenir une relation équilibrée avec leurs prestataires, pour surmonter l’épreuve ensemble.

Le Covid-19 a changé la donne dans la manière de manager ses fournisseurs. En déclenchant une explosion de la consommation de certains produits et des ruptures de stocks en chaîne, il a d’abord obligé les directions des achats à régénérer leurs sources d’approvisionnement à toute vitesse. A Pôle Emploi, les EPI et « consommables Covid » sont passés en une semaine de catégorie C à catégorie A. Autrement dit stratégiques et à gros volumes.

Comme ses prestataires habituels nationaux ne pouvaient plus répondre à la demande, l’établissement public a modifié son circuit. « La main est repassée aux acheteurs régionaux qui ont réussi à trouver des fournisseurs locaux. Ce qui a permis de trouver une solution à court terme », explique Philippe Maraval, directeur des achats de Pôle Emploi.

C’est à l’acheteur de mesurer le risque

L’urgence et l’explosion de la demande provoquant la rareté de certains produits ont mis les acheteurs dans une situation inconfortable. Mais la crise les a-t-elle tous obligés à rafler le moindre stock, quel qu’en soit le prix, sans barguigner ? Malgré l’effervescence des mois de mars et d’avril, certains ont jugé bon de ne pas se précipiter. « Ma responsable hiérarchique me dit toujours : quand c’est urgent, il faut prendre son temps », témoigne Laurent Lequilliec, chef du service prospective et performance des achats à Métropole Toulon Provence Méditerranée.

Pour lui, la pandémie « a mis en lumière tout l’intérêt du sourcing et d’une connaissance fine de toutes les ressources qui nous entourent ». « C’est à l’acheteur de mesurer le risque et de prévoir du multi-attributaires en fonction. « C’est le métier qui parle », confirme Hubert Dugas, responsable des achats et de la logistique de la ville de Rouen, militant depuis toujours de la diversification des fournisseurs, « nous avons conservé la recherche d’un bon rapport qualité/prix en travaillant avec des entreprises qui avaient déjà été repérées. La crise a montré que les achats sont un vrai métier et elle a confirmé la nécessité d’avoir des professionnels dans ce domaine ».

Se respecter des deux côtés

« A Enedis, nous avons déjà une pratique de la gestion de crise, celles liées aux tempêtes par exemple, avec la nécessité de garantir les approvisionnements pour maintenir l’intégrité du réseau électrique. Une direction des achats doit comprendre les besoins, les urgences de ses clients internes des métiers. Dans ce cas, on est plus distributeur qu’acheteur. Nous intégrons que les opérationnels aient absolument besoin d’approvisionnements urgents. Nous restons attentifs à l’attitude responsable des fournisseurs », réagit Bertrand Pouilloux, directeur des achats d’Enedis, entreprise labellisée « relations fournisseurs et achats responsables » en décembre dernier.

Malgré la crise et l’urgence, le professionnel insiste sur la nécessité de privilégier le travail avec ses fournisseurs dans la durée, avec une relation la plus équilibrée possible. « Si un fournisseur adopte un comportement inapproprié ou peu éthique (ou si un fournisseur cherche à profiter de la situation), notre processus doit pouvoir en conserver la trace ! » Car il y aura un avant et un après pandémie. Comprendre les contraintes des fournisseurs, au fonctionnement contrarié par le confinement et les impératifs sanitaires, fait aussi partie du jeu.

« Cela fonctionne dans les deux sens », ajoute le directeur des achats d’Enedis qui a par exemple accepté le principe d’adapter des contrats de travaux signés depuis plusieurs mois. « Dès le début de la crise, nous avons travaillé en concertation avec les fédérations professionnelles pour faire un point régulier sur la situation, puis sur la reprise. Il faut établir une relation de confiance, de respect, se mettre autour de la table pour trouver des solutions. »

Surmonter la crise ensemble

Même son de cloche à Rouen.
« La crise sera surmontée ensemble, avec les fournisseurs », valide Hubert Dugas qui insiste sur la nécessité de maintenir un tissu économique avec lequel travailler, alors que l’activité a chuté de 35 % fin avril par rapport à une situation normale selon l’INSEE. Dans ce contexte, les délais de paiement deviennent vitaux. « Rouen a été très à cheval sur le règlement des factures en temps et en heure » assure le responsable des achats, citant à l’appui de son propos le « cas d’école » du nettoyage des locaux. « L’épidémie est une situation de force majeure, en tout cas vue comme telle. Le cas était prévu par notre CCTP : les factures sont honorées même si les prestations ne sont pas réalisées. Il s’agit d’éviter de mettre en péril des sociétés qui ne dégagent pas beaucoup de marge. »

Des OS pour permettre le maintien de l’activité sous une forme différente

« Les consignes gouvernementales nous ont incités à mettre en sommeil les pénalités de retard et à régler les prestations forfaitaires, y compris celles qui n’étaient pas honorées, avec régularisation en sortie de crise », corrobore Philippe Maraval. Pôle Emploi a aussi cherché à fournir aux entreprises un moyen de maintenir l’activité, avec une opération de sauvetage au début du confinement, après l’arrêt brutal des marchés de formations destinés aux demandeurs d’emploi. « En trois ou quatre jours, des ordres de services ont été transmis afin d’autoriser la transformation du cahier des charges de présentiel en distanciel si l’entreprise était capable de le réaliser techniquement. »

Une deuxième série d’OS a été envoyée pour demander à des centaines d’organismes de formation de poursuivre des cours en ligne, même s’ils ne respectaient pas le programme prévu à la lettre, avec une rémunération à la clef. Le tout pour maintenir un lien avec les formés, en attendant la reprise. Mais la peur sociale engendrée par le Covid-19 et les normes sanitaires vont obliger les fournisseurs à être inventifs. « Il est clair qu’il faudra reconfigurer les cahiers des charges. On ne reviendra pas au présentiel comme avant », conclut Philippe Maraval.